Informativa Privacy Servizi in Negozio

(ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE 2016/679 – GDPR)

Versione: 1.2
Data di pubblicazione: 22 agosto 2026
Ultimo aggiornamento: 14 settembre 2026

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
Er Cartomatto di Murgia Andrea
Corso Susa 153/b – 10098 Rivoli (TO)
Email di riferimento: info@ercartomatto.com

2. Ambito dell’informativa

La presente informativa riguarda i dati personali raccolti direttamente presso il punto vendita Er Cartomatto o tramite canali diretti di comunicazione, per la gestione di servizi richiesti dal cliente senza passare da ordini, richieste di informazioni, moduli o altre funzionalità presenti sui siti web ercartomatto.com e ercartomattoshop.com.

Questo documento è quindi rivolto principalmente ai clienti che si presentano in negozio o che richiedono servizi tramite contatto diretto con Er Cartomatto, ad esempio tramite comunicazione verbale, telefono, WhatsApp, email o consegna fisica di documenti o materiali.

Quando Er Cartomatto raccoglie dati per svolgere un servizio richiesto dal cliente, il personale può spiegare in modo semplice che i dati servono solo per gestire quel servizio. Il cliente viene informato che può leggere l’informativa completa sul sito oppure consultare una copia cartacea disponibile in negozio.

Per i servizi ordinari richiesti dal cliente, non è normalmente necessaria una firma separata di approvazione della Privacy, salvo casi particolari in cui Er Cartomatto ritenga opportuno documentare la consegna o la presa visione dell’informativa.

Per i trattamenti di dati personali effettuati tramite i siti web ercartomatto.com e ercartomattoshop.com, inclusi ordini online, richieste tramite moduli, navigazione, cookie, account cliente e servizi collegati allo shop online, si rimanda alla Privacy Policy dei siti web e alla Cookie Policy.

Rientrano nella presente informativa, a titolo esemplificativo, i servizi di gradazione card, restauro card, prenotazione libri scolastici, utilizzo del Voucher Scuola Piemonte e gestione di documentazione inviata o consegnata dal cliente per attività di cartoleria, stampa o invio documenti.

3. Tipologie di dati trattati

3.1 Gradazione Card tramite PSA e Beckett

Per la gestione del servizio di gradazione card tramite PSA e Beckett, Er Cartomatto può raccogliere:

nominativo del cliente;
recapito telefonico;
eventuale indirizzo email;
informazioni necessarie alla gestione del servizio e all’identificazione del materiale consegnato.

I dati di contatto del cliente vengono conservati da Er Cartomatto e utilizzati per gestire la richiesta, comunicare aggiornamenti sul servizio e consentire la corretta restituzione del materiale.

A PSA e Beckett non vengono comunicati nominativo, recapito telefonico o indirizzo email del cliente raccolti da Er Cartomatto per la gestione del contatto, salvo diversa richiesta o autorizzazione del cliente.

3.2 Gradazione Card tramite AI Grading

Per il servizio di gradazione card tramite AI Grading, le informative e i dati vengono gestiti direttamente da AI Grading secondo le proprie procedure e informative privacy.

Er Cartomatto può comunque raccogliere, ove necessario per assistere il cliente:

recapito telefonico;
eventuale indirizzo email;
informazioni minime necessarie alla gestione del contatto o dell’assistenza.

3.3 Restauro Card tramite Poke Studio

Per la gestione del servizio di restauro card tramite Poke Studio, Er Cartomatto può raccogliere:

nominativo del cliente;
recapito telefonico;
eventuale indirizzo email;
informazioni necessarie alla gestione del servizio e all’identificazione del materiale consegnato.

I dati di contatto del cliente vengono conservati da Er Cartomatto e utilizzati per gestire la richiesta, comunicare aggiornamenti e coordinare la riconsegna del materiale.

A Poke Studio non vengono comunicati nominativo, recapito telefonico o indirizzo email del cliente raccolti da Er Cartomatto per la gestione del contatto, salvo diversa richiesta o autorizzazione del cliente.

3.4 Prenotazioni libri scolastici

Per la gestione delle prenotazioni dei libri scolastici, Er Cartomatto può raccogliere:

nominativo del cliente;
recapito telefonico;
eventuale indirizzo email;
informazioni relative alla prenotazione dei libri di testo.

I dati vengono inseriti nel software WinVaria, utilizzato da Er Cartomatto per la gestione delle prenotazioni dei libri scolastici. I dati restano archiviati localmente e vengono utilizzati esclusivamente per la gestione della prenotazione, delle comunicazioni al cliente e del ritiro del materiale.

WinVaria, in qualità di software house del programma, non accede ordinariamente all’archivio clienti di Er Cartomatto, salvo eventuali interventi tecnici di assistenza, manutenzione o risoluzione di problematiche del programma.

3.5 Voucher Scuola Piemonte tramite Valyouness Flex

Durante il periodo annuale di utilizzo del Voucher Scuola Piemonte, normalmente compreso tra settembre e marzo, Er Cartomatto consente ai beneficiari di utilizzare presso il punto vendita il credito riconosciuto dalla Regione Piemonte per l’acquisto dei materiali ammessi dall’iniziativa.

Per verificare il voucher e registrare la vendita, Er Cartomatto accede tramite browser all’area riservata della piattaforma Valyouness Flex. L’identificazione del beneficiario avviene mediante il codice fiscale oppure tramite il QR code associato al voucher e mostrato dal cliente attraverso l’applicazione installata sul proprio smartphone.

Nell’ambito dell’operazione Er Cartomatto può visualizzare e trattare:

nome e cognome del beneficiario;
codice fiscale;
QR code o altro identificativo associato al voucher;
importo utilizzato;
informazioni relative al movimento di vendita registrato sulla piattaforma.

I dati vengono utilizzati esclusivamente per verificare la disponibilità del voucher, registrare l’importo autorizzato dal cliente, completare la vendita e gestire eventuali verifiche, correzioni o contestazioni relative all’operazione.

I dati e i movimenti effettuati rimangono consultabili nello storico mensile disponibile nell’area riservata della piattaforma Valyouness Flex.

Er Cartomatto non scarica, copia o trasferisce nome, cognome, codice fiscale o QR code in un proprio archivio clienti separato. Tali dati non vengono riportati sullo scontrino fiscale e non vengono conservati in registri interni collegati al beneficiario, fatto salvo quanto eventualmente richiesto da specifici obblighi di legge o dalla necessità di gestire una contestazione.

La conservazione dei dati presenti sulla piattaforma è effettuata secondo le modalità e i tempi stabiliti dalla Regione Piemonte e dai soggetti incaricati della gestione tecnica e operativa di Valyouness Flex.

3.6 Documentazione inviata dal cliente per servizi di cartoleria

Il cliente può inviare documentazione a Er Cartomatto tramite WhatsApp, email, PEC o altri canali concordati, per servizi quali:

stampa documenti;
invio documenti tramite email;
invio documenti tramite PEC;
altre lavorazioni richieste dal cliente.

In questi casi Er Cartomatto può visualizzare e trattare documenti che contengono dati personali del cliente o di terzi, oltre a dati quali nome, cognome, numero di cellulare e indirizzo email.

I documenti vengono trattati esclusivamente per eseguire il servizio richiesto dal cliente e non vengono utilizzati per finalità diverse.

Una volta conclusa l’attività richiesta, i documenti consegnati fisicamente vengono restituiti al cliente, mentre eventuali file o copie digitali ricevute tramite WhatsApp, email, PEC o altri canali vengono cancellati, salvo diversa richiesta del cliente, obbligo di legge o necessità di tutela dei diritti.

Er Cartomatto non conserva documentazione personale del cliente dopo l’esecuzione del servizio, salvo i casi in cui la conservazione sia necessaria per obblighi amministrativi, fiscali, contabili o per gestire eventuali contestazioni.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

gestione delle richieste del cliente;
erogazione dei servizi richiesti presso il punto vendita;
gestione di gradazione card, restauro card e servizi collegati;
gestione delle prenotazioni dei libri scolastici;
verifica e registrazione degli acquisti effettuati mediante Voucher Scuola Piemonte;
gestione di documenti inviati per stampa, invio email, PEC o altri servizi di cartoleria;
comunicazioni operative con il cliente;
adempimenti amministrativi, contabili o fiscali, ove applicabili;
tutela dei diritti del Titolare in caso di contestazioni.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali si fonda sulle basi giuridiche previste dall’art. 6 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), tra cui:

esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dal cliente;
adempimento di obblighi di legge, fiscali o contabili, ove applicabili;
legittimo interesse del Titolare alla gestione del servizio, alla sicurezza operativa e alla tutela dei propri diritti;
consenso dell’interessato, ove necessario per specifiche attività non rientranti nelle finalità sopra indicate.

6. Modalità di raccolta dei dati

I dati possono essere raccolti:

direttamente presso il punto vendita;
tramite comunicazioni email;
tramite WhatsApp;
tramite documentazione consegnata fisicamente dal cliente;
tramite software dedicati alla gestione di specifici servizi, come WinVaria per le prenotazioni dei libri scolastici;
tramite l’area riservata della piattaforma Valyouness Flex per la gestione del Voucher Scuola Piemonte.

7. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere trattati da personale autorizzato di Er Cartomatto e, nei limiti necessari all’erogazione del servizio, da soggetti terzi coinvolti nella gestione tecnica o operativa della richiesta.

In particolare:

per PSA e Beckett, Er Cartomatto non comunica i dati di contatto del cliente raccolti per la gestione del servizio, salvo diversa richiesta o autorizzazione del cliente;
per Poke Studio, Er Cartomatto non comunica i dati di contatto del cliente raccolti per la gestione del servizio, salvo diversa richiesta o autorizzazione del cliente;
per AI Grading, le informative e i dati sono gestiti direttamente dalla relativa piattaforma, secondo le proprie condizioni e informative privacy;
WinVaria è utilizzato come software gestionale per le prenotazioni dei libri scolastici e non accede ordinariamente all’archivio clienti, salvo eventuali interventi tecnici di assistenza, manutenzione o risoluzione di problematiche del programma;
per il Voucher Scuola Piemonte, i dati sono trattati tramite la piattaforma Valyouness Flex, nell’ambito del servizio predisposto dalla Regione Piemonte e secondo le modalità definite dai soggetti incaricati della relativa gestione tecnica e operativa;
fornitori di servizi email, PEC o WhatsApp possono trattare i dati quando tali canali vengono utilizzati per la comunicazione o l’invio di documenti;
consulenti fiscali o amministrativi possono trattare i dati ove necessario per obblighi di legge o gestione contabile.

I dati non vengono diffusi pubblicamente.

8. Utilizzo di piattaforme e servizi di comunicazione esterni

Per alcune comunicazioni operative il cliente può utilizzare strumenti di uso comune, come WhatsApp, email o servizi PEC.

L’utilizzo di tali strumenti è disciplinato anche dalle condizioni d’uso e dalle informative privacy dei rispettivi fornitori, che il cliente accetta secondo le modalità previste da ciascuna piattaforma o servizio.

Er Cartomatto non controlla le modalità tecniche con cui tali piattaforme gestiscono i dati personali nell’ambito dei propri servizi. Resta invece responsabile del trattamento dei dati e dei documenti ricevuti tramite tali canali per le attività svolte direttamente da Er Cartomatto.

I dati, i messaggi e i documenti ricevuti vengono utilizzati esclusivamente per eseguire il servizio richiesto dal cliente, non vengono diffusi pubblicamente e sono accessibili solo al personale o ai collaboratori autorizzati che ne abbiano necessità per la gestione della richiesta.

Quando il cliente invia documenti tramite WhatsApp, email o PEC, è invitato a trasmettere solo le informazioni necessarie allo svolgimento del servizio richiesto.

Per la gestione del Voucher Scuola Piemonte, Er Cartomatto utilizza l’area riservata della piattaforma Valyouness Flex. L’accesso consente di verificare il beneficiario e registrare il movimento di vendita. I dati visualizzati attraverso la piattaforma non vengono trasferiti in un archivio clienti separato di Er Cartomatto. Il trattamento svolto mediante la piattaforma resta inoltre disciplinato dalle condizioni operative e dalle informative applicabili al servizio predisposto dalla Regione Piemonte e gestito dai soggetti incaricati.

9. Conservazione dei dati

I dati vengono conservati per il tempo necessario alla gestione del servizio richiesto e, ove necessario, per adempiere a obblighi amministrativi, contabili o fiscali o per tutelare i diritti del Titolare.

In linea generale:

i dati utilizzati solo per la gestione pratica del servizio, come recapiti, messaggi, richieste e comunicazioni operative, possono essere conservati fino a 24 mesi, salvo necessità di ulteriore conservazione per contestazioni o tutela dei diritti;
i dati contenuti in fatture, ricevute, documenti contabili o altra documentazione amministrativa vengono conservati per i tempi previsti dagli obblighi fiscali e contabili applicabili, fino a 10 anni;
i documenti inviati per stampa, email o PEC vengono trattati per il tempo necessario all’esecuzione del servizio, salvo diversa necessità legale o richiesta del cliente;
i dati relativi a servizi di gradazione, restauro o prenotazione libri vengono conservati per il tempo necessario alla gestione del servizio e di eventuali contestazioni;
i dati relativi al Voucher Scuola Piemonte non vengono conservati da Er Cartomatto in un proprio archivio clienti separato. I movimenti restano consultabili nello storico mensile della piattaforma Valyouness Flex secondo le modalità e i tempi stabiliti nell’ambito del servizio.

10. Documenti personali inviati dal cliente

Quando il cliente invia o consegna documenti tramite WhatsApp, email, PEC o altri canali concordati, Er Cartomatto può venire a conoscenza di dati personali contenuti nei documenti stessi.

A titolo esemplificativo, i documenti inviati dal cliente possono contenere dati anagrafici, fiscali, economici, amministrativi o altre informazioni personali, come nel caso di bollette, verbali, cartelle esattoriali, comunicazioni amministrative o documenti simili.

Il cliente è responsabile del contenuto dei documenti che decide di inviare o consegnare a Er Cartomatto ed è invitato a trasmettere solo i documenti e le informazioni strettamente necessari all’esecuzione del servizio richiesto.

Qualora i documenti contengano dati personali riferiti a terzi o informazioni di natura particolare, il cliente dichiara di avere titolo per trasmetterli a Er Cartomatto ai fini dell’esecuzione del servizio richiesto.

Er Cartomatto tratta tali documenti esclusivamente per eseguire il servizio richiesto dal cliente, garantendo riservatezza, accesso limitato al personale autorizzato e mancata diffusione dei contenuti a soggetti non coinvolti nella gestione del servizio.

I documenti non vengono utilizzati per finalità ulteriori rispetto al servizio richiesto e vengono conservati solo per il tempo necessario all’esecuzione della prestazione, salvo diversa richiesta del cliente, obbligo di legge o necessità di tutela dei diritti.

11. Sicurezza dei dati

Er Cartomatto adotta misure organizzative e tecniche ragionevoli per proteggere i dati personali e i documenti trattati da accessi non autorizzati, perdita, uso improprio o divulgazione non autorizzata.

L’accesso ai dati è limitato al personale o ai collaboratori che ne abbiano necessità per eseguire il servizio richiesto.

L’accesso all’area Valyouness Flex riservata agli esercenti avviene mediante credenziali dedicate e viene utilizzato esclusivamente per le operazioni connesse al Voucher Scuola Piemonte.

12. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, tra cui:

accesso ai propri dati personali;
rettifica dei dati inesatti;
cancellazione dei dati, nei casi previsti dalla legge;
limitazione del trattamento;
opposizione al trattamento;
portabilità dei dati, ove applicabile.

Le richieste possono essere inviate a: info@ercartomatto.com

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali ai sensi dell’art. 77 del GDPR.

13. Documenti correlati

14. Aggiornamenti

Il presente documento è pubblicato in Versione 1.2 ed è aggiornato in data 14 settembre 2026. Può essere aggiornato in caso di modifiche normative, tecniche o operative.

Modifiche principali

Versione	Descrizione modifiche
1.2	Inserita la disciplina del Voucher Scuola Piemonte tramite Valyouness Flex, con indicazione dei dati visualizzati, delle finalità, della consultazione nello storico mensile e dell’assenza di un archivio clienti interno separato. Aggiornate le sezioni collegate e corretta la denominazione del software da “Vinvaria” a “WinVaria”.
1.1	Precisato che il documento riguarda i dati raccolti presso il punto vendita o tramite canali diretti, senza passare da ordini, moduli o funzionalità dei siti ercartomatto.com ed ercartomattoshop.com. Precisato che i dati di contatto raccolti da Er Cartomatto per i servizi di gradazione tramite PSA e Beckett e per il restauro tramite Poke Studio non vengono comunicati a tali soggetti, salvo diversa richiesta o autorizzazione del cliente. Precisato il ruolo di WinVaria come software gestionale per le prenotazioni dei libri scolastici, con accesso non ordinario all’archivio clienti salvo interventi tecnici. Inseriti riferimenti essenziali all’art. 6 GDPR per le basi giuridiche e all’art. 77 GDPR per il reclamo al Garante. Chiarita la sezione relativa alla conservazione dei dati distinguendo tra dati operativi, dati fiscali/amministrativi e documenti inviati dal cliente. Chiarita la responsabilità del cliente sui documenti inviati o consegnati e la responsabilità di Er Cartomatto sulla riservatezza e sull’utilizzo interno dei dati ricevuti. Precisato che, dopo l’esecuzione del servizio, i documenti fisici vengono restituiti e i file digitali vengono cancellati, salvo diversa richiesta, obbligo di legge o necessità di tutela dei diritti.
1.0	Prima pubblicazione dell’informativa privacy dedicata ai servizi gestiti presso il punto vendita o tramite canali diretti, inclusi gradazione card, restauro card, prenotazione libri scolastici e gestione documenti inviati dal cliente.