Informativa Privacy Servizi in Negozio

(ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE 2016/679 – GDPR)

Versione: 1.1
Data di pubblicazione: 22 agosto 2026
Ultimo aggiornamento: 22 agosto 2026

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
Er Cartomatto di Murgia Andrea
Corso Susa 153/b – 10098 Rivoli (TO)
Email di riferimento: info@ercartomatto.com

2. Ambito dell’informativa

La presente informativa riguarda i dati personali raccolti direttamente presso il punto vendita Er Cartomatto o tramite canali diretti di comunicazione, per la gestione di servizi richiesti dal cliente senza passare da ordini, richieste di informazioni, moduli o altre funzionalità presenti sui siti web ercartomatto.com e ercartomattoshop.com.

Questo documento è quindi rivolto principalmente ai clienti che si presentano in negozio o che richiedono servizi tramite contatto diretto con Er Cartomatto, ad esempio tramite comunicazione verbale, telefono, WhatsApp, email o consegna fisica di documenti o materiali.

Quando Er Cartomatto raccoglie dati per svolgere un servizio richiesto dal cliente, il personale può spiegare in modo semplice che i dati servono solo per gestire quel servizio. Il cliente viene informato che può leggere l’informativa completa sul sito oppure consultare una copia cartacea disponibile in negozio.

Per i servizi ordinari richiesti dal cliente, non è normalmente necessaria una firma separata di approvazione della Privacy, salvo casi particolari in cui Er Cartomatto ritenga opportuno documentare la consegna o la presa visione dell’informativa.

Per i trattamenti di dati personali effettuati tramite i siti web ercartomatto.com e ercartomattoshop.com, inclusi ordini online, richieste tramite moduli, navigazione, cookie, account cliente e servizi collegati allo shop online, si rimanda alla Privacy Policy dei siti web e alla Cookie Policy.

Rientrano nella presente informativa, a titolo esemplificativo, i servizi di gradazione card, restauro card, prenotazione libri scolastici e gestione di documentazione inviata o consegnata dal cliente per attività di cartoleria, stampa o invio documenti.

3. Tipologie di dati trattati

3.1 Gradazione Card tramite PSA e Beckett

Per la gestione del servizio di gradazione card tramite PSA e Beckett, Er Cartomatto può raccogliere:

• nominativo del cliente;
• recapito telefonico;
• eventuale indirizzo email;
• informazioni necessarie alla gestione del servizio e all’identificazione del materiale consegnato.

I dati di contatto del cliente vengono conservati da Er Cartomatto e utilizzati per gestire la richiesta, comunicare aggiornamenti sul servizio e consentire la corretta restituzione del materiale.

A PSA e Beckett non vengono comunicati nominativo, recapito telefonico o indirizzo email del cliente raccolti da Er Cartomatto per la gestione del contatto, salvo diversa richiesta o autorizzazione del cliente.

3.2 Gradazione Card tramite AI Grading

Per il servizio di gradazione card tramite AI Grading, le informative e i dati vengono gestiti direttamente da AI Grading secondo le proprie procedure e informative privacy.

Er Cartomatto può comunque raccogliere, ove necessario per assistere il cliente:

• recapito telefonico;
• eventuale indirizzo email;
• informazioni minime necessarie alla gestione del contatto o dell’assistenza.

3.3 Restauro Card tramite Poke Studio

Per la gestione del servizio di restauro card tramite Poke Studio, Er Cartomatto può raccogliere:

• nominativo del cliente;
• recapito telefonico;
• eventuale indirizzo email;
• informazioni necessarie alla gestione del servizio e all’identificazione del materiale consegnato.

I dati di contatto del cliente vengono conservati da Er Cartomatto e utilizzati per gestire la richiesta, comunicare aggiornamenti e coordinare la riconsegna del materiale.

A Poke Studio non vengono comunicati nominativo, recapito telefonico o indirizzo email del cliente raccolti da Er Cartomatto per la gestione del contatto, salvo diversa richiesta o autorizzazione del cliente.

3.4 Prenotazioni libri scolastici

Per la gestione delle prenotazioni dei libri scolastici, Er Cartomatto può raccogliere:

• nominativo del cliente;
• recapito telefonico;
• eventuale indirizzo email;
• informazioni relative alla prenotazione dei libri di testo.

I dati vengono inseriti nel software Vinvaria, utilizzato da Er Cartomatto per la gestione delle prenotazioni dei libri scolastici. I dati restano archiviati localmente e vengono utilizzati esclusivamente per la gestione della prenotazione, delle comunicazioni al cliente e del ritiro del materiale.

Vinvaria, in qualità di software house del programma, non accede ordinariamente all’archivio clienti di Er Cartomatto, salvo eventuali interventi tecnici di assistenza, manutenzione o risoluzione di problematiche del programma.

3.5 Documentazione inviata dal cliente per servizi di cartoleria

Il cliente può inviare documentazione a Er Cartomatto tramite WhatsApp, email, PEC o altri canali concordati, per servizi quali:

• stampa documenti;
• invio documenti tramite email;
• invio documenti tramite PEC;
• altre lavorazioni richieste dal cliente.

In questi casi Er Cartomatto può visualizzare e trattare documenti che contengono dati personali del cliente o di terzi, oltre a dati quali nome, cognome, numero di cellulare e indirizzo email.

I documenti vengono trattati esclusivamente per eseguire il servizio richiesto dal cliente e non vengono utilizzati per finalità diverse.

Una volta conclusa l’attività richiesta, i documenti consegnati fisicamente vengono restituiti al cliente, mentre eventuali file o copie digitali ricevute tramite WhatsApp, email, PEC o altri canali vengono cancellati, salvo diversa richiesta del cliente, obbligo di legge o necessità di tutela dei diritti.

Er Cartomatto non conserva documentazione personale del cliente dopo l’esecuzione del servizio, salvo i casi in cui la conservazione sia necessaria per obblighi amministrativi, fiscali, contabili o per gestire eventuali contestazioni.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• gestione delle richieste del cliente;
• erogazione dei servizi richiesti presso il punto vendita;
• gestione di gradazione card, restauro card e servizi collegati;
• gestione delle prenotazioni dei libri scolastici;
• gestione di documenti inviati per stampa, invio email, PEC o altri servizi di cartoleria;
• comunicazioni operative con il cliente;
• adempimenti amministrativi, contabili o fiscali, ove applicabili;
• tutela dei diritti del Titolare in caso di contestazioni.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali si fonda sulle basi giuridiche previste dall’art. 6 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), tra cui:

• esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dal cliente;
• adempimento di obblighi di legge, fiscali o contabili, ove applicabili;
• legittimo interesse del Titolare alla gestione del servizio, alla sicurezza operativa e alla tutela dei propri diritti;
• consenso dell’interessato, ove necessario per specifiche attività non rientranti nelle finalità sopra indicate.

6. Modalità di raccolta dei dati

I dati possono essere raccolti:

• direttamente presso il punto vendita;
• tramite comunicazioni email;
• tramite WhatsApp;
• tramite documentazione consegnata fisicamente dal cliente;
• tramite software dedicati alla gestione di specifici servizi, come Vinvaria per le prenotazioni dei libri scolastici.

7. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere trattati da personale autorizzato di Er Cartomatto e, nei limiti necessari all’erogazione del servizio, da soggetti terzi coinvolti nella gestione tecnica o operativa della richiesta.

In particolare:

• per PSA e Beckett, Er Cartomatto non comunica i dati di contatto del cliente raccolti per la gestione del servizio, salvo diversa richiesta o autorizzazione del cliente;
• per Poke Studio, Er Cartomatto non comunica i dati di contatto del cliente raccolti per la gestione del servizio, salvo diversa richiesta o autorizzazione del cliente;
• per AI Grading, le informative e i dati sono gestiti direttamente dalla relativa piattaforma, secondo le proprie condizioni e informative privacy;
• Vinvaria è utilizzato come software gestionale per le prenotazioni dei libri scolastici e non accede ordinariamente all’archivio clienti, salvo eventuali interventi tecnici di assistenza, manutenzione o risoluzione di problematiche del programma;
• fornitori di servizi email, PEC o WhatsApp possono trattare i dati quando tali canali vengono utilizzati per la comunicazione o l’invio di documenti;
• consulenti fiscali o amministrativi possono trattare i dati ove necessario per obblighi di legge o gestione contabile.

I dati non vengono diffusi pubblicamente.

8. Utilizzo di piattaforme e servizi di comunicazione esterni

Per alcune comunicazioni operative il cliente può utilizzare strumenti di uso comune, come WhatsApp, email o servizi PEC.

L’utilizzo di tali strumenti è disciplinato anche dalle condizioni d’uso e dalle informative privacy dei rispettivi fornitori, che il cliente accetta secondo le modalità previste da ciascuna piattaforma o servizio.

Er Cartomatto non controlla le modalità tecniche con cui tali piattaforme gestiscono i dati personali nell’ambito dei propri servizi. Resta invece responsabile del trattamento dei dati e dei documenti ricevuti tramite tali canali per le attività svolte direttamente da Er Cartomatto.

I dati, i messaggi e i documenti ricevuti vengono utilizzati esclusivamente per eseguire il servizio richiesto dal cliente, non vengono diffusi pubblicamente e sono accessibili solo al personale o ai collaboratori autorizzati che ne abbiano necessità per la gestione della richiesta.

Quando il cliente invia documenti tramite WhatsApp, email o PEC, è invitato a trasmettere solo le informazioni necessarie allo svolgimento del servizio richiesto.

9. Conservazione dei dati

I dati vengono conservati per il tempo necessario alla gestione del servizio richiesto e, ove necessario, per adempiere a obblighi amministrativi, contabili o fiscali o per tutelare i diritti del Titolare.

In linea generale:

• i dati utilizzati solo per la gestione pratica del servizio, come recapiti, messaggi, richieste e comunicazioni operative, possono essere conservati fino a 24 mesi, salvo necessità di ulteriore conservazione per contestazioni o tutela dei diritti;
• i dati contenuti in fatture, ricevute, documenti contabili o altra documentazione amministrativa vengono conservati per i tempi previsti dagli obblighi fiscali e contabili applicabili, fino a 10 anni;
• i documenti inviati per stampa, email o PEC vengono trattati per il tempo necessario all’esecuzione del servizio, salvo diversa necessità legale o richiesta del cliente;
• i dati relativi a servizi di gradazione, restauro o prenotazione libri vengono conservati per il tempo necessario alla gestione del servizio e di eventuali contestazioni.

10. Documenti personali inviati dal cliente

Quando il cliente invia o consegna documenti tramite WhatsApp, email, PEC o altri canali concordati, Er Cartomatto può venire a conoscenza di dati personali contenuti nei documenti stessi.

A titolo esemplificativo, i documenti inviati dal cliente possono contenere dati anagrafici, fiscali, economici, amministrativi o altre informazioni personali, come nel caso di bollette, verbali, cartelle esattoriali, comunicazioni amministrative o documenti simili.

Il cliente è responsabile del contenuto dei documenti che decide di inviare o consegnare a Er Cartomatto ed è invitato a trasmettere solo i documenti e le informazioni strettamente necessari all’esecuzione del servizio richiesto.

Qualora i documenti contengano dati personali riferiti a terzi o informazioni di natura particolare, il cliente dichiara di avere titolo per trasmetterli a Er Cartomatto ai fini dell’esecuzione del servizio richiesto.

Er Cartomatto tratta tali documenti esclusivamente per eseguire il servizio richiesto dal cliente, garantendo riservatezza, accesso limitato al personale autorizzato e mancata diffusione dei contenuti a soggetti non coinvolti nella gestione del servizio.

I documenti non vengono utilizzati per finalità ulteriori rispetto al servizio richiesto e vengono conservati solo per il tempo necessario all’esecuzione della prestazione, salvo diversa richiesta del cliente, obbligo di legge o necessità di tutela dei diritti.

11. Sicurezza dei dati

Er Cartomatto adotta misure organizzative e tecniche ragionevoli per proteggere i dati personali e i documenti trattati da accessi non autorizzati, perdita, uso improprio o divulgazione non autorizzata.

L’accesso ai dati è limitato al personale o ai collaboratori che ne abbiano necessità per eseguire il servizio richiesto.

12. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, tra cui:

• accesso ai propri dati personali;
• rettifica dei dati inesatti;
• cancellazione dei dati, nei casi previsti dalla legge;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento;
• portabilità dei dati, ove applicabile.

Le richieste possono essere inviate a: info@ercartomatto.com

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali ai sensi dell’art. 77 del GDPR.

13. Documenti correlati

• Privacy Policy siti web
• Cookie Policy
• Dichiarazione di Accessibilità

14. Aggiornamenti

Il presente documento è pubblicato in Versione 1.1 in data 22 agosto 2026 e può essere aggiornato in caso di modifiche normative, tecniche o operative.

Modifiche principali

Versione	Descrizione modifiche
1.1	Precisato che il documento riguarda i dati raccolti presso il punto vendita o tramite canali diretti, senza passare da ordini, moduli o funzionalità dei siti ercartomatto.com ed ercartomattoshop.com. Precisato che i dati di contatto raccolti da Er Cartomatto per i servizi di gradazione tramite PSA e Beckett e per il restauro tramite Poke Studio non vengono comunicati a tali soggetti, salvo diversa richiesta o autorizzazione del cliente. Precisato il ruolo di Vinvaria come software gestionale per le prenotazioni dei libri scolastici, con accesso non ordinario all’archivio clienti salvo interventi tecnici. Inseriti riferimenti essenziali all’art. 6 GDPR per le basi giuridiche e all’art. 77 GDPR per il reclamo al Garante. Chiarita la sezione relativa alla conservazione dei dati distinguendo tra dati operativi, dati fiscali/amministrativi e documenti inviati dal cliente. Chiarita la responsabilità del cliente sui documenti inviati o consegnati e la responsabilità di Er Cartomatto sulla riservatezza e sull’utilizzo interno dei dati ricevuti. Precisato che, dopo l’esecuzione del servizio, i documenti fisici vengono restituiti e i file digitali vengono cancellati, salvo diversa richiesta, obbligo di legge o necessità di tutela dei diritti.
1.0	Prima pubblicazione dell’informativa privacy dedicata ai servizi gestiti presso il punto vendita o tramite canali diretti, inclusi gradazione card, restauro card, prenotazione libri scolastici e gestione documenti inviati dal cliente.